PROBLEM
Забагато дзвінків, забагато пропущених візитів, замало ресурсу на стійці реєстрації
Команда реєстратури клініки витрачала більшість тижня на відповіді на одні й ті самі 6–8 запитань: доступність лікаря, філія, ціна, підготовка та перенесення запису. Пацієнти дедалі частіше віддавали перевагу листуванню узбецькою або російською, особливо через Telegram, але клініка не мала self-service сценарію, підключеного до живого розкладу.
✕Реєстратура обробляла 520 повторюваних дзвінків на тиждень, які можна було автоматизувати;
✕Запис залежав від ручної координації телефоном із розкладом МІС;
✕Рівень no-show був завищений через слабкі сценарії нагадувань і підтверджень;
✕Не було двомовного self-service узбецькою та російською в Telegram або на сайті;
SOLUTION · 8 WEEKS
Двомовний AI-бот, підключений до реального розкладу й побудований для конверсії
Ми спроєктували єдину логіку запису для двох каналів — Telegram і чату на сайті — з живим доступом до слотів лікарів у МІС клініки. Бот відповідав на типові запитання, пропонував доступний час, підтверджував записи й запускав ланцюжки нагадувань, що зменшили забудькуватість і ручний follow-up.
WEEKS 1–2
Дослідження та логіка запису
Пропрацювали понад 40 сценаріїв реєстратури, побудували наміри узбецькою/російською та визначили флоу для нового запису, перенесення, скасування, вибору філії та маршрутизації за спеціальністю.
WEEKS 3–4
Інтеграція з МІС
Підключили бота до розкладу клініки, доступності лікарів і статусів записів, щоб пацієнти бачили реальні слоти замість того, щоб залишати запити на зворотний дзвінок.
WEEKS 5–6
Запуск у Telegram + на сайті
Розгорнули асистента в Telegram і на сайті, з передачею в реєстратуру для нестандартних випадків, збором лідів і перемиканням мови в 1 дотик.
WEEKS 7–8
Автоматизація нагадувань і тюнінг
Додали повідомлення з підтвердженням, нагадуванням і реактивацією за 24 години та за 2 години до візиту; щотижня оптимізували prompts на основі даних про drop-off і handoff.
RESULT · 3 MONTHS
Бот став основним шаром запису клініки для рутинного попиту
| МЕТРИКА | ДО | ПІСЛЯ | ЗМІНА |
|---|---|---|---|
| Записи, оброблені автоматично | 0% | 65% | NEW CHANNEL |
| Дзвінки в реєстратуру / тиждень | 800 | 280 | −520 |
| Рівень no-show | 18% | 13% | −28% |
| Середній час запису | 7.4 min | 2.1 min | −72% |
| Частка записів через Telegram | 0% | 49% | NEW CHANNEL |
«Ми очікували чатбота. А отримали другу стійку реєстрації, яка працює 24/7 двома мовами й ніколи не втрачає розклад.»