PROBLEEM
Liiga palju kõnesid, liiga palju vahelejäänud vastuvõtte, liiga vähe registratuuri võimekust
Kliiniku registratuuritiim kulutas suurema osa nädalast samadele 6–8 küsimusele vastamisele: arsti saadavus, filiaal, hind, ettevalmistus ja aja muutmine. Patsiendid eelistasid üha enam kirjutada usbeki või vene keeles, eriti Telegramis, kuid kliinikul puudus iseteenindusvoog, mis oleks seotud reaalajas ajakavaga.
✕Registratuur käsitles nädalas 520 korduvat kõnet, mida saanuks automatiseerida;
✕Broneerimine sõltus käsitsi telefonikoordineerimisest MIS ajakavaga;
✕Mitteilmumise määra suurendasid nõrgad meeldetuletuse ja kinnituse töövood;
✕Telegramis ega veebisaidil puudus kakskeelne iseteenindus usbeki ja vene keeles;
LAHENDUS · 8 NÄDALAT
Kakskeelne AI-bot, mis on ühendatud reaalse ajakavaga ja loodud konversiooniks
Disainisime ühe broneerimisloogika kahele kanalile — Telegram ja veebisaidi vestlus — reaalajas ligipääsuga arstide aegadele kliiniku MIS-is. Bot vastas rutiinsetele küsimustele, pakkus vabu aegu, kinnitas vastuvõtte ja käivitas meeldetuletuste jadad, mis vähendasid unustamist ja käsitsi järeltegevusi.
NÄDALAD 1–2
Avastus ja broneerimisloogika
Kaardistasime üle 40 registratuuri stsenaariumi, lõime usbeki-/venekeelsed intent’id ning määratlesime vood uue broneeringu, aja muutmise, tühistamise, filiaali valiku ja eriala suunamise jaoks.
NÄDALAD 3–4
MIS integratsioon
Ühendasime bot’i kliiniku ajakava, arstide saadavuse ja vastuvõtu staatustega, et patsiendid näeksid reaalseid aegu ega peaks jätma tagasihelistamise soove.
NÄDALAD 5–6
Telegram + veebisaidi käivitamine
Juhtisime assistendi Telegrami ja veebisaidile, koos registratuuri fallback’iga erijuhtudeks, lead capture’i ning keelevahetusega ühe puudutusega.
NÄDALAD 7–8
Meeldetuletuste automatiseerimine ja häälestus
Lisatud said kinnitused, meeldetuletused ja taasaktiveerimissõnumid 24 tundi ja 2 tundi enne visiiti; optimeerisime prompt’e iganädalaselt drop-off’i ja handoff’i andmete põhjal.
TULEMUS · 3 KUUD
Bot’ist sai kliiniku peamine broneerimiskiht rutiinse nõudluse jaoks
| MÕÕDIK | ENNE | PÄRAST | MUUTUS |
|---|---|---|---|
| Automaatselt hallatud broneeringud | 0% | 65% | UUS KANAL |
| Registratuuri kõned / nädal | 800 | 280 | −520 |
| Mitteilmumise määr | 18% | 13% | −28% |
| Keskmine broneerimisaeg | 7.4 min | 2.1 min | −72% |
| Telegrami kaudu tehtud broneeringute osakaal | 0% | 49% | UUS KANAL |
“Ootasime chatbot’i. Saime teise registratuuri, mis töötab 24/7 kahes keeles ega kaota kunagi ajakava.”