МӘСЕЛЕ
Қоңырау тым көп, келмей қалу тым көп, front-desk қуаты жеткіліксіз
Клиниканың қабылдау тобы аптаның көп бөлігін бірдей 6–8 сұраққа жауап берумен өткізді: дәрігердің қолжетімділігі, филиал, баға, дайындық және қайта жазылу. Пациенттер, әсіресе Telegram арқылы, өзбек немесе орыс тілінде жазысуды көбірек қалады, бірақ клиникада нақты кестеге қосылған self-service сценарийі болмады.
✕Қабылдау бөлімі аптасына автоматтандыруға болатын 520 қайталанатын қоңырауды өңдеді;
✕Жазылу МИС кестесімен телефон арқылы қолмен үйлестіруге тәуелді болды;
✕Еске салу мен растау сценарийлерінің әлсіздігінен no-show деңгейі жоғары болды;
✕Telegram-да да, сайтта да өзбек және орыс тілдерінде екітілді self-service болмады;
ШЕШІМ · 8 АПТА
Нақты кестеге қосылған және конверсияға құрылған екітілді AI бот
Біз екі арнаға — Telegram мен сайт чатына — ортақ бір жазылу логикасын жасадық, ол клиниканың МИС жүйесіндегі дәрігер слоттарына тікелей қол жеткізеді. Бот күнделікті сұрақтарға жауап берді, бос уақыттарды ұсынды, қабылдауды растады және ұмытып кету мен қолмен follow-up көлемін азайтатын reminder тізбектерін іске қосты.
1–2 АПТА
Discovery және жазылу логикасы
Қабылдау бөлімінің 40+ сценарийін картаға түсірдік, өзбек/орыс intents құрдық және жаңа жазылу, қайта жазылу, бас тарту, филиал таңдау және мамандық бойынша бағыттау flow-ларын анықтадық.
3–4 АПТА
МИС интеграциясы
Ботты клиника кестесіне, дәрігер қолжетімділігіне және қабылдау мәртебелеріне қостық, соның арқасында пациенттер callback сұрауын қалдырмай-ақ нақты бос слоттарды көре алды.
5–6 АПТА
Telegram + сайтта іске қосу
Ассистентті Telegram-да және сайтта іске қостық: күрделі жағдайларда қабылдау бөліміне ауысу, lead capture және 1 басумен тіл ауыстыру мүмкіндігімен.
7–8 АПТА
Еске салу автоматтандыруы және баптау
Қабылдауға 24 сағат және 2 сағат қалғанда растау, reminder және қайта белсендіру хабарламаларын қостық; prompts-ты апта сайын drop-off және handoff деректері бойынша оңтайландырдық.
НӘТИЖЕ · 3 АЙ
Бот күнделікті сұраныс үшін клиниканың негізгі жазылу қабатына айналды
| КӨРСЕТКІШ | ДЕЙІН | КЕЙІН | ӨЗГЕРІС |
|---|---|---|---|
| Автоматты өңделген жазылулар | 0% | 65% | ЖАҢА АРНА |
| Қабылдау бөліміне қоңыраулар / апта | 800 | 280 | −520 |
| No-show деңгейі | 18% | 13% | −28% |
| Орташа жазылу уақыты | 7.4 min | 2.1 min | −72% |
| Telegram арқылы жазылулар үлесі | 0% | 49% | ЖАҢА АРНА |
“Біз chatbot күткен едік. Ал алғанымыз — екі тілде 24/7 жұмыс істейтін және кестені ешқашан жоғалтпайтын екінші қабылдау бөлімі болды.”