PROBLEM
Los clientes elegían a quien respondía primero, y nunca eran ellos
Para preparar una cotización de transporte, un gestor tenía que revisar rutas, tarifas y disponibilidad de contenedores. Con las diferencias horarias, las respuestas tardaban hasta 24 horas. La competencia respondía en cuestión de horas y los clientes se quedaban con quien cotizaba primero.
✕Hasta 24 horas para una primera cotización: el 40% de las solicitudes se enfriaban;
✕Solicitudes dispersas entre e-mail, WhatsApp y el formulario web;
✕Los gestores dedicaban ~10 horas a la semana a preguntas idénticas;
✕Las consultas nocturnas y de fin de semana esperaban hasta el lunes.
SOLUTION · 5 WEEKS
Un despachador con AI que cotiza al instante y sabe cuándo pasar a una persona
Creamos un bot entrenado con las tablas de tarifas y las reglas de rutas de la empresa. Responde en ruso y kazajo, calcula tarifas preliminares, recopila los datos de la carga y envía los leads calientes a los gestores con todo el contexto.
WEEK 1
Escenarios y datos
Analizamos los guiones de ventas y estructuramos las tablas de tarifas y la matriz de rutas en una base de conocimiento.
WEEKS 2–3
Bot y cálculos
RAG con guardrails: cotizaciones solo a partir de tarifas aprobadas; calculadora de tarifas para rutas estándar; idiomas RU/KZ.
WEEK 4
Canales y CRM
WhatsApp, Telegram y widget web conectados a un único cerebro; cada diálogo se registra en Bitrix24 con lead scoring.
WEEK 5
Traspaso y lanzamiento
Los triggers de leads calientes avisan a los gestores de guardia en Telegram con un resumen del diálogo. Lanzamiento suave y ajustes sobre conversaciones reales.
RESULT · 3 MONTHS
Quien cotiza primero tiene más opciones de ganar
| METRIC | BEFORE | AFTER | CHANGE |
|---|---|---|---|
| Tiempo de primera respuesta | hasta 24h | 30 seg | ×2,880 |
| Solicitudes perdidas por enfriarse | ~40% | 6% | −85% |
| Operaciones cerradas | base | +34% | +34% |
| Horas rutinarias de gestores / año | — | −520h | LIBERADAS |
| Solicitudes gestionadas sin intervención humana | 0% | 70% | NUEVO |
“Antes los clientes elegían a quien respondía primero. Ahora siempre somos nosotros, incluso a las 2 de la madrugada. Por fin los gestores negocian operaciones en vez de copiar tarifas en WhatsApp.”