KAZAKHSTAN · ALMATYFRACHT & LOGISTIKAI CHATBOTCRM INTEGRATION2025

Logistik: Antwort in 30 Sekunden statt in 24 Stunden

30s

REAKTIONSZEIT (VORHER BIS ZU 24H)

+34%

ABGESCHLOSSENE DEALS

−520

STUNDEN ROUTINE / JAHR

70%

ANFRAGEN VOM BOT BEARBEITET

Logistik: Antwort an den Kunden in 30 Sekunden statt an einem Tag

PROBLEM

Kunden entschieden sich für den Anbieter, der zuerst antwortete — und das waren nie sie

Für ein Frachtangebot musste ein Manager Routen, Tarife und Containerverfügbarkeit prüfen — durch Zeitverschiebungen dauerten Antworten bis zu 24 Stunden. Wettbewerber antworteten innerhalb weniger Stunden; Kunden gingen einfach zu dem Anbieter, der zuerst ein Angebot schickte.

✕Bis zu 24 Stunden bis zum ersten Angebot — 40% der Anfragen kühlten ab;

✕Anfragen waren über E-Mail, WhatsApp und das Website-Formular verstreut;

✕Manager verbrachten ~10 Stunden pro Woche mit identischen Fragen;

✕Anfragen nachts und am Wochenende warteten bis Montag.

LÖSUNG · 5 WOCHEN

Ein AI-Dispatcher, der sofort Angebote erstellt — und weiß, wann ein Mensch übernehmen muss

Wir entwickelten einen Bot, trainiert auf den Tariftabellen und Routenregeln des Unternehmens. Er antwortet auf Russisch und Kasachisch, berechnet vorläufige Tarife, erfasst Frachtdetails und übergibt heiße Leads mit vollständigem Kontext an die Manager.

WOCHE 1

Szenarien & Daten

Vertriebsskripte analysiert, Tariftabellen und Routenmatrix in einer Wissensbasis strukturiert.

WOCHEN 2–3

Bot & Berechnungen

RAG mit Guardrails: Angebote nur aus freigegebenen Tarifen; Tarifrechner für Standardrouten; Sprachen RU/KZ.

WOCHE 4

Kanäle & CRM

WhatsApp, Telegram und Website-Widget mit einer zentralen Logik; jeder Dialog in Bitrix24 mit Lead-Scoring protokolliert.

WOCHE 5

Übergabe & Launch

Hot-Lead-Trigger benachrichtigen diensthabende Manager in Telegram mit einer Dialogzusammenfassung. Soft Launch, Optimierung anhand realer Dialoge.

ERGEBNIS · 3 MONATE

Wer zuerst anbietet, gewinnt meist

KENNZAHL	VORHER	NACHHER	VERÄNDERUNG
Zeit bis zur ersten Antwort	bis zu 24h	30 Sek.	×2,880
Verlorene Anfragen ohne Nachfassen	~40%	6%	−85%
Abgeschlossene Deals	Ausgangswert	+34%	+34%
Routine-Stunden der Manager / Jahr	—	−520h	FREI GEWORDEN
Anfragen ohne menschliche Beteiligung bearbeitet	0%	70%	NEU

„Früher entschieden sich Kunden für den Anbieter, der zuerst antwortete. Jetzt sind das immer wir — auch um 2 Uhr nachts. Unsere Manager verhandeln endlich Deals, statt Tarife in WhatsApp zu kopieren.“

Vertriebsleiter SPEDITION · ALMATY

FAQ

Häufige Fragen

Ihre Frage war nicht dabei? Schreiben Sie uns auf Telegram, wir antworten innerhalb von 2 Stunden.

Funktioniert ein solcher KI-Bot auf Russisch und Kasachisch, oder nur auf Englisch?

Er wurde gezielt für Russisch und Kasachisch entwickelt: Der Bot antwortet in beiden Sprachen, berechnet vorläufige Frachtraten aus den eigenen Tarifzahlen des Unternehmens und zitiert in beiden Sprachen nur genehmigte Daten, statt Zahlen zu improvisieren.

Was war der schwierigste Teil beim Bau dieses Bots?

Die Genauigkeit der Angebote zu sichern: Frachtraten hängen von Routen, Containerverfügbarkeit und zeitkritischen Tarifen ab, daher läuft der Bot auf RAG mit Sicherheitsmechanismen, die ihn nur aus genehmigten Tariftabellen zitieren lassen, statt Zahlen zu improvisieren — entscheidend, da ein falsches Angebot das Vertrauen eines Kunden kosten kann.

Wie misst man, ob der Bot tatsächlich funktioniert?

Anhand von Antwortzeit und Anteil verlorener Anfragen: Die Erstantwortzeit sank von bis zu 24 Stunden auf etwa 30 Sekunden, und der Anteil kalt gewordener Anfragen fiel von rund 40% auf 6%. Jeder Dialog wird zudem mit Lead-Scoring in Bitrix24 protokolliert, sodass die Steigerung der abgeschlossenen Deals um +34% nachweisbar und nicht nur vermutet ist.

Ersetzt das Vertriebsteam durch diesen Bot, oder filtert er nur Anfragen?

Weder vollautomatisch noch reiner Filter: Der Bot bearbeitet inzwischen etwa 70% der Anfragen vollständig eigenständig, heiße Leads gehen aber weiterhin mit vollständiger Dialogzusammenfassung an einen diensthabenden Manager per Telegram — das spart rund 520 Stunden Managerzeit pro Jahr, statt das Team zu ersetzen.

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