PROBLEM
I clienti sceglievano chi rispondeva per primo — e non erano mai loro
Per preparare un preventivo di spedizione, un manager doveva verificare rotte, tariffe e disponibilità dei container — con i fusi orari diversi, le risposte richiedevano fino a 24 ore. I concorrenti rispondevano in poche ore; i clienti sceglievano semplicemente chi inviava il preventivo per primo.
✕Fino a 24 ore per un primo preventivo — il 40% delle richieste si raffreddava;
✕Richieste sparse tra e-mail, WhatsApp e form del sito;
✕I manager spendevano ~10 ore a settimana su domande identiche;
✕Le richieste notturne e del weekend aspettavano fino a lunedì.
SOLUTION · 5 WEEKS
Un dispatcher AI che fa preventivi all’istante — e sa quando coinvolgere una persona
Abbiamo creato un bot addestrato sulle tabelle tariffarie e sulle regole di rotta dell’azienda. Risponde in russo e kazako, calcola tariffe preliminari, raccoglie i dettagli del carico e inoltra i lead caldi ai manager con tutto il contesto.
WEEK 1
Scenari e dati
Analisi degli script di vendita, strutturazione di tabelle tariffarie e matrice delle rotte in una knowledge base.
WEEKS 2–3
Bot e calcoli
RAG con guardrail: preventivi solo da tariffe approvate; calcolatore per rotte standard; lingue RU/KZ.
WEEK 4
Canali e CRM
WhatsApp, Telegram e widget del sito su un unico motore; ogni dialogo registrato in Bitrix24 con lead scoring.
WEEK 5
Passaggio e lancio
I trigger per lead caldi avvisano i manager di turno su Telegram con un riepilogo del dialogo. Soft launch e ottimizzazione su conversazioni reali.
RESULT · 3 MONTHS
Chi invia per primo il preventivo — ha più probabilità di vincere
| METRICA | PRIMA | DOPO | VARIAZIONE |
|---|---|---|---|
| Tempo di prima risposta | fino a 24h | 30 sec | ×2,880 |
| Richieste perse perché fredde | ~40% | 6% | −85% |
| Deal chiusi | baseline | +34% | +34% |
| Ore di routine dei manager / anno | — | −520h | LIBERATE |
| Richieste gestite senza persone | 0% | 70% | NEW |
“Prima i clienti sceglievano chi rispondeva per primo. Ora siamo sempre noi — anche alle 2 di notte. I manager finalmente negoziano i deal invece di copiare tariffe su WhatsApp.”