PROBLEEM
Klanten kozen wie het eerst antwoordde — en dat waren zij nooit
Voor een vrachtofferte moest een manager routes, tarieven en containerbeschikbaarheid controleren — door tijdsverschillen duurde een antwoord soms tot 24 uur. Concurrenten reageerden binnen enkele uren; klanten kozen simpelweg degene die als eerste een offerte stuurde.
✕Tot 24 uur voor een eerste offerte — 40% van de aanvragen koelde af;
✕Aanvragen verspreid over e-mail, WhatsApp en het siteformulier;
✕Managers besteedden ~10 uur per week aan identieke vragen;
✕Vragen in de nacht en in het weekend bleven liggen tot maandag.
OPLOSSING · 5 WEKEN
Een AI-dispatcher die direct een offerte maakt — en weet wanneer een mens moet overnemen
We bouwden een bot die is getraind op de tarieftabellen en routeregels van het bedrijf. Hij antwoordt in het Russisch en Kazachs, berekent voorlopige tarieven, verzamelt vrachtgegevens en stuurt warme leads met volledige context door naar managers.
WEEK 1
Scenario’s en data
Sales-scripts geanalyseerd, tarieftabellen en routematrix gestructureerd tot een knowledge base.
WEEK 2–3
Bot en berekeningen
RAG met guardrails: offertes alleen op basis van goedgekeurde tarieven; tariefcalculator voor standaardroutes; RU/KZ-talen.
WEEK 4
Kanalen en CRM
WhatsApp, Telegram en sitewidget op één brein; elke dialoog gelogd in Bitrix24 met lead scoring.
WEEK 5
Overdracht en livegang
Hot-lead-triggers sturen meldingen naar dienstdoende managers in Telegram met een samenvatting van het gesprek. Soft launch, optimalisatie op basis van echte dialogen.
RESULTAAT · 3 MAANDEN
Als eerste offreren — en dus de grootste kans om te winnen
| METRIC | BEFORE | AFTER | CHANGE |
|---|---|---|---|
| Tijd tot eerste reactie | tot 24u | 30 sec | ×2,880 |
| Afgekoelde verloren aanvragen | ~40% | 6% | −85% |
| Afgesloten deals | nulmeting | +34% | +34% |
| Uren routinewerk managers / jaar | — | −520h | VRIJGEMAAKT |
| Aanvragen afgehandeld zonder mensen | 0% | 70% | NIEUW |
“Klanten kozen vroeger degene die als eerste antwoordde. Nu zijn wij dat altijd — ook om 2 uur ’s nachts. Managers onderhandelen eindelijk over deals in plaats van tarieven in WhatsApp te kopiëren.”