PROBLEM
Забагато часу рекрутерів ішло на адмінку, а не на рішення щодо найму
Команда досягла product-market fit, але операційка не масштабувалася. Кожна вакансія генерувала десятки CV, і рекрутери вручну перетворювали сирі профілі на нотатки, готові для hiring manager. Дані кандидатів також збагачувалися вручну, що створювало затримки, непослідовність і лаг у 4 дні, перш ніж шортлисти доходили до клієнтів.
✕Рекрутери витрачали 340+ годин на рік на повторювані screening notes і оновлення CRM;
✕Середній time-to-shortlist становив 4 дні, що сповільнювало відповідь клієнтам і швидкість оферів;
✕Дані кандидатів були розкидані між експортами з ATS, email-листуванням і полями HubSpot, при цьому 18% атрибутів бракувало;
✕Hiring managers низько оцінювали процес: summary відрізнялися залежно від рекрутера й не мали єдиних критеріїв ухвалення рішень.
SOLUTION · 8 WEEKS
Єдиний workflow для summary кандидатів, enrichment і QA рекрутерів
Ми побудували AI-assisted ops layer навколо наявного стеку, а не окремий продукт. Мета була простою: перетворювати кожен вхідний профіль кандидата на структуроване summary, автоматично збагачувати CRM і залишити людське погодження лише там, де воно справді додає цінність.
WEEKS 1–2
Мапування процесу та модель даних
Замапили screening flow між експортами з ATS, email-входом і HubSpot; визначили 24 обов’язкові поля кандидата та правила погодження для перевірки рекрутером.
WEEKS 3–4
LLM screening summaries
Побудували ланцюжки prompt-ів, які перетворювали CV та відповіді в заявці на 6-частинні summary для рекрутера: відповідність, ризики, seniority, навички, salary signals і рекомендація щодо наступного кроку.
WEEKS 5–6
Автоматизація CRM enrichment
Підключили n8n до HubSpot і внутрішніх таблиць, щоб автоматично заповнювати відсутні поля, нормалізувати посади й локації, дедуплікувати записи та надсилати алерти в Slack.
WEEKS 7–8
QA, guardrails і звітність
Додали пороги впевненості, людську перевірку для edge cases, versioning prompt-ів і дашборди для turnaround time, completion rate та частоти recruiter override.
RESULT · 3 MONTHS
Рекрутери почали працювати швидше, а hiring managers отримали кращі шортлисти
| МЕТРИКА | ДО | ПІСЛЯ | ЗМІНА |
|---|---|---|---|
| Години рутинної роботи рекрутера / рік | 340 | 0 | −340h |
| Time-to-shortlist | 4 days | 1 day | −75% |
| NPS hiring manager | 43 | 64 | +21 |
| CRM-записи, збагачені автоматично | 0% | 92% | NEW FLOW |
| Частка recruiter override | 100% | 14% | −86% |
«До Pifagor наші рекрутери фактично працювали як оператори введення даних із хорошим чуттям. За 8 тижнів ми перетворили це на процес шортлисту за 1 день, якому наші hiring managers справді довіряють».