PROBLEEM
Liiga palju värbajate aega kulus adminile, mitte värbamisotsustele
Tiimil oli product-market fit olemas, kuid operatsioonid ei skaleerunud. Iga vaba ametikoht tõi kümneid CV-sid ning värbajad muutsid toorprofiilid käsitsi värbava juhi jaoks sobivateks märkmeteks. Kandidaatide andmeid rikastati samuti käsitsi, mis tekitas viivitusi, ebaühtlust ja 4-päevase viite enne, kui shortlistid klientideni jõudsid.
✕Värbajad kulutasid 340+ tundi aastas korduvatele sõelumismärkmetele ja CRM uuendustele;
✕Aeg shortlistini oli keskmiselt 4 päeva, mis aeglustas kliendivastust ja pakkumise kiirust;
✕Kandidaatide andmed paiknesid ATS ekspordifailides, e-kirjavahetustes ja HubSpot väljade vahel, kus 18% atribuutidest puudus;
✕Värbavad juhid hindasid protsessi nõrgaks: kokkuvõtted erinesid värbajati ega sisaldanud ühtseid otsustuskriteeriume.
LAHENDUS · 8 NÄDALAT
Üks töövoog kandidaatide kokkuvõtete, andmete rikastamise ja värbajate QA jaoks
Ehitasime olemasoleva tehnoloogiakihi ümber AI-toega operatsioonikihi, mitte eraldi toote. Eesmärk oli lihtne: muuta iga saabuv kandidaadiprofiil struktureeritud kokkuvõtteks, rikastada CRM automaatselt ja jätta inimese kinnitus ainult sinna, kus see tõi lisaväärtust.
NÄDALAD 1–2
Protsessi kaardistus ja andmemudel
Kaardistasime sõelumisvoo ATS ekspordifailide, e-posti sisendi ja HubSpot vahel; määratlesime 24 kohustuslikku kandidaadivälja ning kinnitamisreeglid värbaja ülevaatuseks.
NÄDALAD 3–4
LLM sõelumiskokkuvõtted
Lõime prompt chain'id, mis muutsid CV-d ja kandideerimisvastused 6-osalisteks värbajakokkuvõteteks: sobivus, riskid, staaž, oskused, palgasignaalid ja soovitus järgmise sammu kohta.
NÄDALAD 5–6
CRM andmete rikastamise automatiseerimine
Ühendasime n8n-i HubSpoti ja sisemiste tabelitega, et täita puuduvad väljad automaatselt, normaliseerida ametinimetused ja asukohad, eemaldada duplikaadid ning saata teavitused Slacki.
NÄDALAD 7–8
QA, kaitsepiirid ja aruandlus
Lisatud saidile usaldusläved, inimese ülevaatus erandjuhtude jaoks, promptide versioonihaldus ning juhtpaneelid läbitöötlusaja, täitmise määra ja värbajate ülekirjutuste sageduse jaoks.
TULEMUS · 3 KUUD
Värbajad liikusid kiiremini, värbavad juhid said paremad shortlistid
| MÕÕDIK | ENNE | PÄRAST | MUUTUS |
|---|---|---|---|
| Värbajate rutiinitunnid / aasta | 340 | 0 | −340h |
| Aeg shortlistini | 4 päeva | 1 päev | −75% |
| Värbava juhi NPS | 43 | 64 | +21 |
| CRM kirjed automaatselt rikastatud | 0% | 92% | UUS VOOG |
| Värbajate ülekirjutamise määr | 100% | 14% | −86% |
“Enne Pifagori töötasid meie värbajad nagu hea vaistuga andmesisestajad. 8 nädalaga muutsime selle 1-päevaseks shortlisti protsessiks, mida meie värbavad juhid päriselt usaldavad.”